Por que trocar comunicação por e-mail para uma Intranet em escritórios de advocacia?

Uma coisa é certa: a
tecnologia chegou em todos os setores e, claro, a advocacia não poderia ficar de fora. Quando falamos de
comunicação interna, o objetivo entre as empresas bem-sucedidas é a dedicação pela
otimização de processos, visando a
redução de custos e o aumento da
produtividade dos colaboradores.

Mas essa
diversidade tecnológica deixa tudo mais difícil de decidir. Não queremos dar spoiler, mas se você usa o
e-mail como principal forma de comunicação com os colaboradores, talvez não seja a melhor opção para o seu negócio.

Mas por que e-mail não?

Geralmente, toda a comunicação do escritório é feita via e-mail. Informações estratégicas são enviadas,
solicitações e agendamento de reuniões,
media clippings e até o aniversariante do dia ganha um espaço na sua caixa de entrada. São centenas de e-mails por semana e, apesar de uma importante ferramenta, quando se trata de
comunicação interna, deixa a desejar.

Entre as dificuldades encontradas estão:

• A organização pode não ser o forte de todos os colaboradores. Você até ensina o esquema das
  pastas e das
  TAGs, mas uma hora ou outra vai rolar um Aniversariantes do Mês na pasta dos Prospects;
• Um colaborador de uma área totalmente diferente da sua te colocou, sem querer,
  em cópia e agora você acompanha toda uma conversa que não faz ideia do que estão falando;
• Senha incorreta. Chega o período de
  renovação da senha e, com ele, a época que o pessoal de TI fica louco com os chamados para resetar a
  senha.
• SPAMs e afins. Aviso de férias ou
  desligamento, infinitos e-mails (re)marcando reuniões.
• Comunicação
  ineficiente. Toda vez que você precisa de uma informação você envia um e-mail e
  espera a resposta. Será que a pessoa está na mesa? Ela tem essa
  informação ou vai ter que ir atrás? Quanto tempo vai levar? Se você identificou alguma semelhança com um dos tópicos acima, tenho más notícias…

“Então o meu problema não tem solução?”

Tem sim. Você precisa de uma comunicação interna
bem estruturada. Em outras palavras: você precisa conhecer os
benefícios que a intranet pode trazer para o seu negócio.

Muito conhecida, porém, pouco explorada.

O Código de Disciplina e Ética da
OAB libera para uso as (velhas e) queridinhas ferramentas de marketing e a
intranet é uma delas.

“Mas como a intranet vai auxiliar, especificamente, na comunicação interna do meu escritório de advocacia?”

O objetivo da intranet é criar um
portal de comunicação
direta e eficiente com o colaborador. Você tem um espaço comum e de fácil acesso onde pode:

• Deixar instruções e
  padronizar procedimentos. Essa padronização diminui a incidência de erros por falta de informação ou
  ruídos na comunicação;
• Criar, deletar, organizar e editar arquivos da rede. Isso significa que os colaboradores sempre terão acesso a
  informações atualizadas;
• Agilizar fluxo de trabalho;
• Criar
  engajamento e educar. Você está cercado por advogados cheios de experiências valiosas. Por quê não aproveitar? Convide-os a
  produzir artigos e publique na intranet.
• Segmentar a informação mais facilmente. Do operacional à diretoria, a comunicação não deve ser a mesma. Em vez de
  escrever cinco ou seis e-mails diferentes,
  crie pastas e edite tanto o acesso quanto o conteúdo de acordo com o setor.

Você já trabalha com intranet e, mesmo assim, o resultado não vem?

Pois é! Vale lembrar que não adianta ter um
sistema antigo e engessado, que depende de conhecimento técnico para o gerenciamento, pois toda aquela nossa conversa de
agilidade vai por água abaixo.

Para ter sucesso com a ferramenta é preciso que tanto o
layout quanto as
funcionalidades sejam modernizadas. Lembre-se: a tecnologia vive se atualizando; é um erro grave achar que o sistema com qual você trabalha não ficará obsoleto.

Dica de ouro: invista em automação!

O fluxo de tarefas a serem feitas no escritório
jurídico é imenso. Com o cotidiano agitado dos escritórios, muitas vezes a necessidade de um
olhar estratégico para sistematizar alguns processos de trabalho passa batida.

“Mas trabalhamos com pessoas. Não dá para automatizar tudo!”. Não mesmo! A ideia é
poupar tempo automatizando (2) rotinas e processos para que o escritório possa focar na excelência do atendimento ao cliente.

Comece
identificando quais processos do trabalho no escritório são automatizáveis e contrate um sistema de gestão que atenda a sua
necessidade. Lembre que o foco, neste caso, é o
colaborador. Automatizar não tem nada a ver com burocratizar: fique atento!

E então? Você ainda acha que a comunicação interna do escritório funciona bem com o e-mail?