Aumentando a Eficiência e Precisão com o GED Simbiox e o Microsoft Syntex
No mundo empresarial atual, a gestão eficiente de documentos é essencial para o sucesso de qualquer organização. Manter um controle efetivo de informações e garantir a conformidade com regulamentações pode ser um desafio complexo.
No entanto, com o
GED Simbiox
aliado ao poder do Microsoft Syntex
e sua inteligência artificial (IA) avançada, as empresas podem desfrutar de um sistema de gestão de documentos moderno, eficiente e altamente preciso.
Automação Inteligente de Processos
O GED Simbiox, combinado com o Microsoft Syntex, permite a automação inteligente de processos. Com a IA avançada do Syntex, é possível extrair automaticamente informações importantes de documentos, como dados de contratos ou faturas, eliminando a necessidade de intervenção manual.
Isso reduz significativamente o tempo gasto em tarefas repetitivas e propensas a erros, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor agregado.
Classificação e Organização de Documentos
Uma das principais vantagens do GED Simbiox e do Microsoft Syntex é a capacidade de classificar e organizar documentos de forma inteligente. A IA do Syntex pode identificar e categorizar automaticamente os documentos com base em seu conteúdo, tornando mais fácil para os usuários localizarem as informações necessárias.
Além disso, o sistema aprende com o tempo, aprimorando continuamente a precisão da classificação e garantindo que os documentos estejam sempre organizados de maneira adequada.
Pesquisa Avançada e Recuperação de Documentos
Encontrar documentos específicos dentro de um grande repositório pode ser uma tarefa desafiadora e demorada. No entanto, o GED Simbiox e o Microsoft Syntex oferecem recursos de pesquisa avançada que utilizam a inteligência artificial para indexar e recuperar documentos com base em palavras-chave, conteúdo e metadados.
Isso agiliza o processo de localização de informações importantes, melhorando a produtividade dos funcionários e permitindo uma tomada de decisão mais rápida.
Gerenciamento de Riscos e Conformidade
Manter-se em conformidade com regulamentações e políticas internas é uma preocupação fundamental para as empresas.
O GED Simbiox, em conjunto com o Microsoft Syntex, auxilia no gerenciamento de riscos e conformidade, fornecendo recursos avançados de rastreamento, auditoria e controle de acesso a documentos. A IA do Syntex pode identificar informações sensíveis e confidenciais, garantindo que estejam devidamente protegidas e acessíveis apenas para pessoas autorizadas.
Conclusão
A implementação do
GED Simbiox
, em conjunto com o Microsoft Syntex e sua inteligência artificial, traz inúmeros benefícios para a gestão de documentos em empresas. A automação inteligente de processos, a classificação e organização eficientes, a pesquisa avançada e a conformidade melhorada são apenas algumas das vantagens que essa combinação oferece.
Ao adotar essa solução inovadora, as empresas podem otimizar suas operações, economizar tempo e recursos, além de promover uma maior eficiência e precisão na gestão de documentos.
Se você está procurando melhorar a eficiência do seu negócio e aproveitar os benefícios do GED Simbiox
com Microsoft Syntex, entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais sobre como essa solução pode ajudar sua organização.
Gestão eficiente de documentos: como não perder mais tempo! A importância do GED no RH
A importância do GED no controle de prontuários para o gestor de RH
Ei, você que é gestor de RH! Pare um segundo para analisar sua mesa de trabalho.
Quantas pilhas de papel estão ocupando seu campo de visão? Se você constatou a existência de uma folha de papel nem sequer acumulando pó na sua frente, saiba que esse é um hábito nada saudável que, além de atuar como grave desestimulante, simplesmente não existe nas melhores empresas! Não acredita?
Vem comigo para entender como isso é possível.
Atenção RH: se você nunca ouviu falar no GED, está perdendo tempo – e, se tempo é dinheiro, veja imediatamente como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos irá mudar a sua vida!
Na sua rotina:
Quantas vezes por dia colaboradores de outras áreas vêm até a sua mesa pedir por um documento específico?
Você fica nervoso só de pensar no tempo gasto até você conseguir se organizar para localizar o tal documento e, depois, ainda ter que parar suas atividades para repassar a informação?
Quantos dias em média você leva para finalizar um processo de admissão? Mais do que um?
Eis a única razão que torna obrigatória a adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos na sua empresa!
Se você é daqueles gestores de RH que possuem pilhas e pilhas de documentos acumulando sobre a mesa, é provável que já tenha percebido que, na sua empresa, o RH não está desempenhando seu papel fundamental: focar seu tempo e esforços em agir estrategicamente na gestão de pessoas, já que sabemos que isso influencia diretamente na motivação de todo o time e, consequentemente, no percentual de rotatividade e retenção de talentos.
E preste atenção: se você está acumulando documentos na sua mesa, com certeza outras áreas estão gastando…
o tempo delas tentando localizar as informações contidas nessa pilha de papéis;
a atenção de todos se utilizando da comunicação interna pedindo por um documento x – que nem mesmo você sabia ter esse nome! E, finalmente…
O SEU TEMPO, quando o estagiário vier até a sua mesa pedindo pela informação do contrato y.
Se desesperou? Saiba que você não está sozinho: 68% dos gestores de Recursos Humanos apontam que a falta de controle efetivo de prontuários é o principal entrave à administração eficiente e ao pronto-atendimento de necessidades internas e demandas dos funcionários.
Não se perca mais em meio à milhares de documentos! O GED veio para otimizar o trabalho em equipe, pois nada mais é do que a gestão eletrônica de documentos.
Na era da tecnologia, não é bom para nenhuma empresa que seus talentos percam tempo com atividades operacionais. Sabendo disso, o que podemos fazer para otimizar a gestão de documentos e parar de gastar o tempo que você tem para que você possa focar em coisas mais importantes?
É simples: já passou da hora de adotar o famoso GED!
Mais do que para digitalizar seus documentos, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos serve para aperfeiçoarmos a organização de prontuários. Com o GED, podemos:
Fazer um check-list eletrônico de todos os documentos necessários para cada atividade: nenhum documento será esquecido!
Padronizar procedimentos: jamais permita que a falta de treinamento, conhecimento ou foco afete a rotina da sua empresa!
Controlar pendências: o gerenciamento de prazos permite criar alertas acerca do vencimento de documentos e realizar a cobrança de documentos de necessidade periódica!
Transmitir e validar informações imediatamente: fortaleça a integração entre equipes!
Tenha tudo digitalizado: prontuários de funcionários, contratos e documentos diversos que não merecem ocupar o cantinho da sua mesa.
Arquivar documentos: armazene eletronicamente os documentos que não estão mais sendo utilizados e limpe seu espaço de trabalho!
Fortalecer a transparência e accountability da empresa: conservar seus documentos de maneira organizada pode evitar perdas e extravios mas, mais do que isso, possíveis fraudes, multas e processos trabalhistas.
Por quê afinal você PRECISA do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Neste artigo, aprendemos que estamos perdendo tempo, energia e dinheiro ao ignorar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Portanto, se você não quer mais prejudicar a sua empresa, atender prontamente processos de auditoria e fiscalização e desempenhar suas atividades-chave como nunca.
Que GED é a abreviação para Gerenciamento Eletrônico de Documentos a maioria das empresas sabem, porém será que elas conhecem realmente sua importância?
Ao mesmo tempo que a informação é cada vez mais acessível para facilitar nossas vidas, o excesso dela gerada em toneladas de bites dia após dias também tem seu lado negativo. Imagine agora este cenário dentro das organizações, onde a propriedade intelectual na atualidade é um dos capitais mais importantes para empresa.
Muito além do conceito de digitalizar documentos em scanner, fica claro que ter controle das informações é essencial para empresa e é exatamente neste momento que o GED se aplica.
Os seus principais benefícios são:
Aumento da performance organizacional;
Economia de tempo e dinheiro;
Redução de espaço físico (digitalização);
Facilidade de encontrar informações importantes (indexação e OCR);
Segurança com controle de permissões por perfil de acesso;
Acesso às informações de qualquer lugar (hospedagem em nuvem);
Integração com ferramentas e sistemas da empresa;
Automação de processos com fluxos de trabalho;
Integração com pacote Microsoft Office;
Para qual mercado o GED se aplica?
Uma das vantagens de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é que ele se aplica para diversas áreas de praticamente todas empresas em diferentes mercados.
Alguns exemplos:
GED para área de RH e Departamento Pessoal;
GED jurídico, tanto para um departamento, quanto para escritórios de advocacia;
GED para contabilidade;
GED para hospitais, integrados com sistemas como Tazy e MV;
GED em empresas de engenharia;
GED para pequenas empresas.
Qual a melhor plataforma para implementar meu GED?
Uma das principais plataformas para se implementar um sistema de GED é o Microsoft SharePoint que conta com robustos recursos que suportam um GED. Ele pode ser instalado em servidor (OnPremisse), que necessita de infraestrutura e licenciamento ou, ainda, implementado na nuvem com Office 365, onde sua empresa não terá custos adicionais com SharePoint caso já possua licença no 365*.
* Há somente custos para implementação / desenvolvimento do GED no SharePoint que geralmente necessitam de uma consultoria especialista em SharePoint.
Recursos do SharePoint para GED
O SharePoint já conta com alguns recursos importantes que impulsionam o uso do GED. Veja a seguir alguns deles:
Organização em Sites, sub-sites, bibliotecas de documentos e pastas;
Uso de gerenciamento de metadados;
Poderosa ferramenta de Indexação e busca corporativa;
Controle de permissão por grupos e usuários;
Possibilidade de automatizar processos com Workflows;
Integração com pacote Office (Word, Excel, etc);
Possibilidade de trabalhar off-line sincronizando os documentos com seu computador;
Suporte para integração com soluções como One Place Solutions, que permitem salvar seus e-mails diretamente no GED.
