Como o Governo de Angola centralizou a gestão de projetos públicos: case do Projeto Njila

Como acompanhar projetos públicos em um país inteiro com mais transparência e informações confiáveis? 

Esse foi o desafio que o Governo de Angola trouxe para a Simbiox. 

No Projeto Njila, iniciativa financiada pelo Banco Mundial para fortalecer a gestão pública, trabalhamos na construção de uma plataforma para centralizar informações, acompanhar a execução dos subprojetos e apoiar decisões mais seguras. 

Uma parceria que evoluiu 

A atuação da Simbiox no Projeto Njila começou antes do desenvolvimento da plataforma, com uma formação em Inteligência Artificial voltada à equipe de Monitoria e Avaliação.

Em uma nova etapa do programa, o Governo de Angola voltou a contar com a Simbiox, desta vez para desenvolver uma plataforma de gestão de dados voltada ao acompanhamento dos projetos das administrações municipais. 

Mais do que uma nova demanda, foi a continuidade de uma parceria construída a partir da compreensão do contexto e das necessidades do programa. 

O desafio 

Antes da implantação da solução, as informações estavam distribuídas entre planilhas e documentos. Isso dificultava o acompanhamento dos subprojetos, a análise dos indicadores e a tomada de decisão. 

Era preciso encontrar um caminho para: 

• ampliar a transparência; 
• padronizar processos; 
• garantir maior rastreabilidade das informações; 
• facilitar o acompanhamento da execução dos subprojetos. 

A solução 

A Simbiox desenvolveu o Sistema de Gestão e Monitoria dos Subprojetos do Programa Njila, reunindo em um único ambiente as informações necessárias para acompanhar a operação e apoiar a gestão. 

A plataforma integra: 

• gestão dos subprojetos; 
• dashboards gerenciais; 
• monitoramento em tempo real; 
• controle
  documental; 
• indicadores; 
• painéis de apoio à tomada de decisão. 

Mas o trabalho não terminou na entrega da plataforma. 

Durante todo o projeto, conduzimos o Discovery, validamos funcionalidades e incorporamos melhorias contínuas à solução, acompanhando de perto a evolução das necessidades do programa. 

Porque a tecnologia precisa acompanhar a realidade de quem usa. 

O impacto 

Com a plataforma construída sobre a infraestrutura de nuvem da Microsoft, os gestores passaram a acompanhar a execução dos projetos em tempo real, com informações centralizadas, processos padronizados e indicadores mais confiáveis. 

Como resultado, a solução proporcionou:  

• redução dos controles manuais;  
• fortalecimento da governança dos subprojetos;  
• mais transparência na gestão;  
• informações mais confiáveis para apoiar decisões.  

Dr. Carlos Aragão, especialista de Monitoria e Avaliação do Projeto Njila, destaca que “os resultados estão à vista. Conseguimos desenvolver a plataforma, ela tem a qualidade necessária e, daqui para a frente, vamos utilizá-la para podermos demonstrar aquilo que temos feito a nível do Projeto Njila, a favor das comunidades dos 118 municípios.”  

Tecnologia que faz sentido 

O Projeto Njila mostra que tecnologia só gera resultado quando parte da realidade de quem está na operação. 

Foi assim que a Simbiox ajudou o Governo de Angola a transformar processos descentralizados em uma gestão mais transparente, organizada e preparada para evoluir. 

Jonas Buriti, CEO da Simbiox, destaca que é “uma plataforma preparada para apoiar a gestão pública de forma contínua, com dados confiáveis, rastreabilidade e capacidade de evolução futura. É um orgulho contribuir para um programa que alcança tantos municípios e beneficia diretamente milhares de comunidades angolanas”. 

Mais do que desenvolver uma plataforma, a Simbiox esteve lado a lado com a equipe do Projeto Njila para entender o contexto, os desafios e o que realmente precisava funcionar na prática. Porque, quando tecnologia e pessoas constroem juntas, a solução deixa de ser apenas uma ferramenta e passa a fazer sentido. 

Como dominar a arte da produtividade: dicas práticas para o sucesso

Como prometido no meu último artigo, venho trazer um pouco mais sobre produtividade e gestão do tempo no trabalho remoto, pois com o aumento de profissionais Home Office (trabalhando de casa), é fundamental adotar práticas eficientes para garantir a produtividade no ambiente doméstico.

Embora o trabalho remoto ofereça flexibilidade, também pode apresentar desafios em termos de concentração e organização. Neste artigo de hoje, vamos explorar as principais formas de ser mais produtivo com base no que faço e uso no dia a dia, além de fundamentação prática e teórica sobre o tema, te ajudando a ser mais produtivo no trabalho remoto, otimizando seu tempo e alcançando melhores resultados.  

#01 Escolhendo a melhor ferramenta

No mundo atual, onde a tecnologia desempenha um papel fundamental em nossas vidas, há uma variedade de ferramentas disponíveis para ajudar na produtividade e gestão do tempo. E com uma ampla variedade de ferramentas como: Todoist, Trello, Asana, Microsoft To Do entre muitos outros.

 Mas após testar várias ferramentas buscando algo que se encaixasse perfeitamente com o que precisava, consegui encontrar e o nome é:
todoist .

O mais interessante dessa ferramenta é que além de criar uma lista de tarefas (como a maioria) você consegue colocar prioridade e a data que ela precisa ser feita ou entregue. No exemplo abaixo, você consegue ver que em uma tarefa criada, é possível atribuir a prioridade da tarefa com as bandeiras, a data de entrega ou de atuação, e alocar as tarefas por projetos, entre muitas outras funcionalidades.

Além de conseguir criar filtros para visualizar as tarefas por prioridade, por data de entrega, ordem alfabética e muito mais. Indico fortemente que você faça um teste e use por pelo menos uma semana, não irá se arrepender.

Em um próximo artigo, irei trazer de forma detalhada o melhor jeito de utilizar essa ferramenta, te auxiliando a ter uma visão completa de todas as tarefas que você possui e suas prioridades.

#02 Colocando a casa em ordem

Com a ferramenta adequada, agora vamos organizar a casa!

Como estamos falando de trabalho remoto, vamos deixar um pouco de lado as tarefas pessoais, mas todas essas dicas podem ser usadas para o mesmo. Você precisa colocar na ferramenta escolhida todas as tarefas que você precisa realizar, tudo mesmo!

Algumas coisas que estão na minha por exemplo, são:

• Reunião com cliente X
• Criar ata da reunião realizada
• Finalizar a tarefa para o desenvolvedor Y
• Puxar pauta da daily com o squad
• Criar documento de como direcionar uma weekly
• Criar post do blog SX

Esses são só alguns exemplos de tarefas que preciso fazer, mas a ideia aqui é você tirar da sua cabeça esse peso com tudo que tem que lembrar, e depositar na ferramenta de tarefas. Pois nosso cérebro não foi feito para guardar muitas informações, ele foi feito para que você possa criar, construir, planejar entre muitas outras coisas, mas não ficar se preocupando com aquela tarefa que você não pode esquecer de fazer no dia seguinte.

Por fim, após colocar tudo que está pendente de ser feito, é o momento para que você defina quais são prioridades e coloque as datas de quando precisa ser entregue/realizado cada tarefa.

 Para isso, indico que utilize a
Matriz de Eisenhower , pois com ela você pode visualmente organizar suas tarefas e priorizar seu trabalho de forma mais eficiente. Concentre-se nas tarefas importantes e urgentes primeiro; planeje as tarefas importantes, mas não urgentes, e minimize ou elimine as tarefas que não são importantes para otimizar sua produtividade e alcançar seus objetivos de maneira mais eficaz.

#03 Hora de colocar a mão na massa

Não adianta de nada fazer um super planejamento e organização das suas tarefas se você não faz realmente as tarefas. Então para isso, trago algumas dicas práticas para evitar a procrastinação e se tornar mais produtivo.

A primeira e principal dica para que possamos fazer o que temos que fazer ao invés de ficar horas rodando as redes sociais é o foco. No home office, o principal problema da produtividade são as infinitas reuniões e conversas nas plataformas de comunicação da sua empresa (Teams, Slack ou WhatsApp). E para que você consiga fazer o que tem que ser feito, é necessário focar.

Para isso, eu utilizo e sugiro seguir os seguintes passos para fazer aquela sua tarefa que está dias (ou semanas) postergando:

Trave sua agenda

Isso mesmo, crie um invite com você mesmo e trave sua agenda. Dessa forma, você sabe que aquele dia e aquele horário será exclusivo para realizar aquela tarefa.

Utilize a Técnica de Pomodoro

 A
Técnica de Pomodoro , é nada mais nada menos do que você fazer blocos de foco total no seu trabalho com intervalos de descanso. Por padrão, são 4 blocos de 25 minutos de foco com 5 minutos de intervalo entre cada um, e no fim, um intervalo maior de 10 a 15 minutos.

Pois produtividade não é ficar 12 horas seguidas trabalhando, mas sim fazer pausas inteligentes para que seu corpo e mente possam manter o ritmo e energia durante o dia inteiro de trabalho.

Uma das ferramentas que indico para isso é uma extensão do Google chamada

TIDE
.

Ao instalar essa extensão no seu navegador, e clicar nele, será exibido a seguinte tela:

E com isso, além de ser muito prático e fácil de utilizar, você consegue escolher entre os diversos sons ambientes para deixar mais agradável na hora de focar e também, definir o tempo que você deseja focar. Sugiro começar com 25 minutos e depois ir aumentando até chegar no tempo ideal para você.

Finalmente produtivo!

Para concluir, se você seguir todos os pontos acima, a sua produtividade e gestão do tempo irão aumentar significativamente, e os benefícios disso são inúmeros como, entregar seus projetos no prazo, ter uma mente menos ansiosa e preocupada, ser mais presente com sua família e amigos e focar nos seus projetos pessoais como academia, uma boa alimentação e leitura por exemplo.

O importante é você entender que ninguém é 100% produtivo todos os dias, mas com um sistema de produtividade estruturado, vai ser bem mais difícil você ficar procrastinando, sabendo o que tem que ser feito e como vai ser feito, se tornando realmente uma pessoa produtiva!

Saiba mais como a Simbiox pode tornar o seu dia mais produtivo com a intranet Hywork

Recursos humanos: um miniguia sobre a área

Também conhecido como departamento pessoal para algumas pessoas, a área de recursos humanos (conhecido como RH) abrange várias ações importantes dentro de uma empresa. Diferente do que era antigamente, hoje o RH não cuida apenas da folha de pagamento, recrutamento e seleção de colaboradores e benefícios.

Atualmente o RH faz parte do grupo de departamentos estratégicos, sendo responsável por ações administrativas internas, além do relacionamento dos colaboradores com a organização.

Com a chegada das faculdades oferecendo curso para a área, capacitando cada vez mais as pessoas, a quantidade de vagas no setor também aumentaram devido a concorrência.

No entanto, a necessidade das empresas em obter um RH mais estratégico com o passar dos anos, tem mudado o mercado de trabalho para quem está nessa área. Tornou-se uma das vagas de emprego mais disputadas, inclusive!

Então, hoje venho trazer para você o que faz um profissional de RH, o que é esse setor e qual a sua importância nas empresas. Não pare por aqui, continue lendo.

O que é Recursos Humanos?

Recursos Humanos ou RH como é conhecido, não é apenas uma área da empresa.

É a junção do corpo colaborativo de uma empresa, mas a base da área em si, é a responsabilidade de recrutar, selecionar, remunerar, oferecer benefícios e zelar pelo bom convívio dos colaboradores entre a empresa e colegas de trabalho.

 Hoje em dia, através da tecnologia, o processo de recrutamento e seleção e principalmente o de
admissão efetiva de um colaborador ficou mais fácil (mais rápido também).

Agora, quando falamos de bom convívio dentro da organização, cabe ao RH implantar um plano de ação para que o dia a dia dos colaboradores seja o mais rentável e leve possível.

O que faz a área de Recursos Humanos?

Mas para que você entenda sobre o que o RH faz de verdade, vou listar aqui algumas das atribuições:

Recrutamento e seleção

Esse é o processo mais conhecido de um RH e dos profissionais que buscam emprego, não é mesmo?

O recrutamento e seleção é o processo de atrair e selecionar as pessoas certas para os cargos em aberto dentro de uma empresa. Aqui é feita uma triagem dos profissionais com mais afinidade com a vaga, além do fit cultural com a empresa.

Mas saiba que são coisas distintas.

Enquanto o recrutamento é a parte de atrair candidatos – e isso vale tanto para cargos disponíveis quanto para vagas que não estão disponíveis, gerando assim, o famoso banco de talentos da empresa -, a seleção é o processo de testes, entrevistas e dinâmicas que todo mundo conhece e que realmente dá a escolha do candidato perfeito.

Treinamento e desenvolvimento de pessoas

Independente de qual cargo a pessoa ocupe numa empresa, ela sempre terá de aprender novas habilidades para exercer sua função.

Com o avanço da tecnologia e a implantação delas nas organizações, seus colaboradores têm que saber usar os recursos necessários da área na qual trabalha. Então, é preciso dar treinamentos sobre as ferramentas que serão utilizadas e qual sua finalidade.

Da mesma forma acontece com o desenvolvimento de pessoas.

O desenvolvimento de pessoas acontece todos os dias. Se o seu colaborador não está por dentro das novidades do mercado e da área na qual trabalha, vai ficando para trás.

E se ele for um colaborador que vale a pena manter, a empresa precisa ajudar na geração de conhecimentos atuais. Por isso, o RH estimula as pessoas com cursos oferecidos pela empresa, gerando mais conhecimento ao corpo organizacional e retendo talentos.

Definição de cargos e salários

 Uma das partes mais importantes das tarefas de um RH, é a
definição de cargos e salários.

É o profissional de RH quem descreve e específica cada um dos cargos a serem ocupados dentro da empresa, garantindo que o salário dos contratados seja compatível com o mercado.

Ligada à avaliação de desempenho, a descrição das responsabilidades de um cargo deve ser ajustada com frequência após uma análise meticulosa das tarefas executadas x tarefas que o mercado exige.

Reforçar o employer branding

O RH é peça fundamental para o reforço do employer branding de uma empresa e, por isso, aliado a um bom endomarketing, deve alcançar marcos importantes do negócio para o mercado.

Quando a organização sabe e consegue chegar ao nível de alta competição no mercado, a influência da sua imagem se torna desejo de vários candidatos e ajuda na redução de turnover da empresa.

Mercado de recursos humanos e skills necessárias

Não sei se você percebeu, mas o mercado de recursos humanos está em constante crescimento, assim como o crescimento da busca de certificações na área.

No início, o profissional de RH pode começar como assistente ou estagiário até chegar ao papel de recrutador. Em casos desenvolvimento na área, esta pessoa passa a ter cargos mais intermediários onde trabalha.

Dentre os cargos intermediários existem: especialista avançado, gerente de RH e recrutador sênior.

Agora quando falamos de cargos avançados da área, aqui entram os consultores de RH e CHRO (Chief Human Resources Officer) ou diretor de RH.

Mas para chegar a cargos intermediários e principalmente os avançados, há várias habilidades que uma pessoa precisa ter para alcançar essas vagas.

 Por isso, vou listar algumas
hard e soft skills que um profissional de recursos humanos deve ter para alcançar altos cargos dentro de uma organização:

Soft skills

• Boa comunicação;
• Trabalho em equipe;
• Ética e empatia;
• Valores alinha aos da empresa;
• Flexibilidade;
• Mindset digital;
• Mentalidade corporativa

Hard skills

• Graduação em administração ou recursos humanos;
• Especialização em RH;
• Treinamentos na área de recrutamento e seleção;
• Proficiência em outras línguas;
• Conhecimento e manuseio de ferramentas como o People Analytics e outros softwares inteligentes

RH estratégico: o que é?

Deixando de ser “o departamento das burocracias”, o RH vem sendo estratégico de uns anos para cá como dito anteriormente.

Mas o que isso significa?

Significa que ele deixou de ser um departamento que cuidava apenas do recrutamento e seleção e pagamento de salários (e benefícios), para ser parte crucial das estratégias da empresa, alinhando, por exemplo, as políticas de administração de pessoas aos objetivos do negócio.

Isso começa com um recrutamento e seleção mais focado em perfis que se adequam melhor à cultura organizacional da empresa, comunicação clara e objetiva e cultivar um clima organizacional leve para todos, sem que haja ruídos entre o que os colaboradores enxergam e o que a empresa realmente está fazendo no geral.

É por isso que hoje em dia o departamento de RH se preocupa bastante com pesquisas de clima.

A qualificação dos times, integração de novos colaboradores, pesquisas de clima, padrão de avaliação de novos perfis e a comunicação otimizada se tornaram ferramentas fundamentais da área.

O que ainda falta?

Sei que ainda tem muita coisa a ser explorada dentro do RH, assuntos diversos que, com o passar do tempo, começam a mudar e todo mundo acaba tendo que conhecer. Exemplo disto são as leis trabalhistas que, de tempos em tempos, mudam e as pessoas precisam ficar sabendo.

Se tiver algum outro tópico que não trouxe aqui, mas você gostaria que fosse abordado neste post, comente no final deste post que tratei um complemento do tema.

Espero que este miniguia tenha ajudado em algo e aguarde que traremos mais temas a respeito de recursos humanos.

Até o próximo post!

Conhecendo a área de Customer Success

Sucesso do cliente está em evidência nos últimos tempos, mas o que de fato é o sucesso do cliente? É uma boa experiência de atendimento? É alcançar os objetivos? Ou o cliente se tornar defensor da marca?

A área de Sucesso do Cliente tem muitas vertentes e neste artigo irei explicar os passos para que você não tenha mais dúvida! Vamos nessa?

Anamnese – Conhecendo o seu cliente

 Essa é a principal parte do Sucesso do Cliente, é impossível você ajudar seu cliente a ter sucesso se você não souber o motivo dele ser o seu cliente! Sempre que temos um cliente, ele espera uma coisa de nós extremamente clara:
SOLUÇÃO.

 Já pensou contratar um
Personal Trainer e ele não ouvir quais são seus objetivos e só trabalhar com o que ele imagina que seja o ideal para você? É esse o sentimento que seu cliente pode sentir se você não fizer uma Anamnese estruturada e personalizada com ele! Identifique todos os pontos que fez ele contratar sua solução e alinhe todas as expectativas!

Kick-off e Onboarding – Alinhamentos

Seguindo o caminho da Anamnese, o alinhamento de expectativas é o ponto crucial para seguir uma jornada de sucesso com o seu cliente.

Gosto de usar uma metáfora bem legal nessa fase “Como qualquer relacionamento, seja amoroso, amizade ou profissional, o relacionamento com o seu cliente também precisa de alinhamentos de expectativas logo no início”.

Kick-off é o alinhamento de cronograma do seu cliente, é importante que ele saiba os passos que vocês vão seguir juntos, e o que ele precisa fazer de forma independente. O Onboarding é o encantamento, mostre que ele acertou em contratar a sua solução, em um momento de vulnerabilidade você precisa ser o ponto focal, adquirindo a confiança do seu cliente.

Lançamento e Acompanhamento – O fim do ciclo que não tem fim

Pós-Onboarding é hora do seu cliente utilizar a solução de forma independente, com o possível auxílio do suporte, porém, não significa que o papel de CS terminou, na verdade, o trabalho de um CSM começa de fato neste “fim do ciclo”, pois é neste momento que você começará a entregar sucesso.

Como eu coloquei no título, a parte do acompanhamento é o fim do ciclo que não tem fim, é neste momento que você junto com seu cliente irá validar as expectativas conversadas na Anamnese e Kick-off!
 
Por isso a importância de ter todas essas etapas feitas com muita qualidade!

Fatos e Dados – A importância dos relatórios e métricas!

Para fazer um acompanhamento de qualidade sem o famoso “achismo” as métricas, fatos e dados é fundamental.

Os fatos e dados são pontos que precisam ser coletados desde a primeira fase do cliente com a empresa, e é com esses dados que você acompanhará e informará para o seu cliente como a solução contratada evoluiu!

Relatórios de engajamento, evolução, NPS, CSAT, Métricas de Churn e de conversão são alguns dos dados importantes para acompanhar!

Esses são alguns dos pontos mais importantes de CS, existe um mundo dentro da área de Customer Success! Curtiu as primeiras dicas e quer mais conteúdos sobre CS? Quer um conteúdo individual explicando cada etapa? Curte e compartilha que iremos postar bastante sobre esses temas!

E nunca se esqueça que o Sucesso do Cliente sempre será personalizado e único, não existe fórmula mágica! O que existe são passos e técnicas para que a jornada seja um sucesso.

Abraços!

Conheça a história de Luiz Campolongo, o Fundador da SimbioX

É normal que as pessoas se perguntem como alguns CEOs chegaram ao sucesso e como foi a jornada até lá. Quando temos uma visão empreendedora ou interesse em entender como funciona a área de negócios, histórias inspiradoras podem destravar ideias e insights interessantes.

Às vezes, coisas inimagináveis acabam aparecendo no caminho. Outras, passos simples é que realmente fazem a diferença para o sucesso. Cada um tem o seu “clique”.

Isso não foi diferente para o fundador da Simbiox, Luiz Campolongo.

Nascido na zona leste de SP, Luiz entrou no mundo dos negócios ainda muito cedo, por volta dos seus 12 anos de idade quando sua família abriu uma avicultura (hoje conhecido como petshop). Nesse empreendimento, ele fazia de tudo um pouco – limpava, atendia etc.

Além disso, o interesse dele a respeito de tudo o que acontecia na avicultura, foi passado para os livros. Luiz começou a ler livros sobre cuidados animais e assim, ajudando com melhores informações para os clientes.

Após surgirem alguns problemas, a avicultura foi fechada. Juntando o que sobrou do negócio, Luiz foi trabalhar nas feiras livres ao lado de seu padrasto. Começou a receber seu primeiro salário ali, entre peixinhos vendidos e muita dedicação.

“Me movia muito essa questão de atendimento, consultoria, olhar no olho… me apaixonei muito por isso”.

Quando mais velho (por volta de seus 15 anos de idade), foi trabalhar na C&A através do convite de um primo. Atuava com atendimento e vendas, aprendendo coisas bastante necessárias com sua própria superior e assim, entendendo o valor de uma boa liderança sob pessoas.

Anos depois, ainda trabalhou para o Santander assim que este chegou ao Brasil antes de, finalmente, chegar à área de tecnologia.

Já na área de tecnologia, Luiz iniciou com uma plataforma GED – produto que a própria Simbiox também desenvolve.

Convidado por um cliente a trabalhar na OR Info e ocupando a vaga de gerente de relacionamentos, atuou em cerca de 25 áreas da empresa, cuidando do processo de digitalização de documentos da Vivo Telecom.

Durante sua jornada na área de tecnologia, a família passava por dificuldades e assim, sugeriu retomarem o negócio de petshop para conseguir renda suficiente.

Posteriormente, com o falecimento de sua mãe e a loja praticamente abandonada, Luiz decidiu tomar a frente do negócio. Assumindo dívidas inimagináveis e outros assuntos pertinentes à loja, Luiz começaria mais um novo desafio.

Dessa vez, saindo de seu emprego atual, tomaria a frente do negócio da família junto com um amigo e finalmente melhorando as condições do petshop, a imagem da loja na praça e resgatando a confiança de fornecedores e clientes.

Assim que conseguiu arrumar a imagem do petshop e tocar o negócio por mais algum tempo, nosso fundador decidiu vender a sua parte da loja e abrir seu próprio empreendimento na área de tecnologia.

O começo de um sonho intrínseco

Mesmo sem saber exatamente o que venderia, Luiz fundou a SimbioX com o primeiro sócio e um único funcionário. Passaram-se 3 meses com risco de falir, até que conseguisse seu primeiro contrato (na época, com a Loreal Paris) e finalmente iniciar o verdadeiro “start” da empresa.

Fiel à suas crenças e aos riscos que decidiu escolher durante a jornada, nasceu o primeiro produto da SimbioX: o Simbio Doc. Com todo o seu conhecimento em GED, fazia sentido iniciar a empresa com um gerenciador de documentos.

Em paralelo, vieram os projetos personalizados, a Intranet Fast (hoje chamada de SimbioX Intranet) e o atual Admissão Digital, conhecido como Contrata Fast por clientes mais antigos.

Valores, liderança e crescimento contínuo

Hoje, é comum ver os valores da empresa aplicados no dia a dia e que foram criados diante todo o aprendizado desse caminho. São 15 anos de história, percas e ganhos que ensinam diariamente que, a persistência em acreditar num sonho, pode abrir outros caminhos e saídas.

Como alguém à frente de tudo, Luiz acredita que líderes são preparados no dia a dia, aprendendo com outros líderes e sendo capacitados diariamente no famoso “skin in the game”. Também tem convicção de que “líder é mais razão e feeling, e menos emoção”.

A SimbioX busca pessoas que sempre tenha o caráter dos valores da empresa, fator importante e decisivo para a escolha de colaboradores. Além disso, conta com grandes clientes que são cases de sucesso e amigos da empresa.

Sendo assim, a busca pelo aprendizado e crescimento, vem aumentando todos os dias. Novos líderes vão surgindo e o employer branding da empresa também acompanha essa força de vontade que o CEO passa todos os dias.

E se você quer fazer parte do nosso time, não deixe de acompanhar nosso LinkedIn. Todas as vagas são divulgadas lá!

Dia da Criatividade – Por que você é criativo e não sabia

A criatividade tem um dia para chamar de seu, e é 21 de Abril.

Celebrar a criatividade, à primeira vista, parecer ser uma data apenas para artistas e figurões da publicidade, certo? Afinal, são eles quem usam criatividade diariamente (será?).

Mas, por que entender e aplicar criatividade é importante para você?

Um dos motivos está na famosa lista das habilidades do futuro do fórum econômico mundial.

Por exemplo, a tabela completa abaixo mostra as 15 principais habilidades para o futuro:

Notou? Sim, criatividade está presente em 5º lugar.

Acredite: o Fórum Econômico Mundial não colocou essas palavras para agradar artistas, afinal, a lista é um diagnóstico de todas as profissões do mundo.

Então, viu como aprender sobre criatividade é importante para se manter relevante no seu trabalho?

Mas, antes de correr para um curso de artes, fique tranquilo: você já é criativo.
Talvez você não saiba usá-la ao seu favor.

Mas, continue aqui.

Aproveitando o Dia da Criatividade, neste artigo vamos te mostrar 3 mitos para você esquecer e começar a usar a criatividade todos os dias (com ou sem inspiração).

Preparado para usar a criatividade sem medo daqui pra frente? Então continue lendo.

O que é criatividade?

Antes dos mitos que bloqueiam sua criatividade, vamos entender o que significa essa palavra?

Bom, existem várias definições disponíveis por aí, contudo, para simplificar, vamos usar a origem da palavra.

Criatividade é uma derivação do latim creare, portanto, trata-se do ator de criar.

Veja como já ficou mais simples (e menos assustador) imaginar o que é criatividade. Porém, para deixar em nosso contexto, vamos entender criatividade como a tecnologia capaz de resolver problemas.

O que, tecnologia?

Isso mesmo, uma tecnologia. E para explicar isso, vou usar uma frase sensacional do Professor de criatividade Murilo Gun:

“Tecnologia é qualquer coisa que aumente nosso desempenho”.

Certo, se criatividade é uma tecnologia para resolver problemas, logo, quem precisa de criatividade?

Sim, todos que tem problemas.

Você tem algum problema para resolver no trabalho? Então meu amigo(a), você precisa de criatividade.

Agora, confira abaixo 4 mitos para você esquecer e começar a ser criativo no trabalho:

1 – Mito do artista

No início do texto, falamos sobre criatividade e o mundo das artes.

Então, se você entendeu até aqui, percebeu que criatividade não é uma habilidade (ou tecnologia) reservada para artistas. Isto é, criatividade é para pessoas que precisam resolver problemas.

E problemas temos de monte, certo?

Por exemplo, ao pensar no trabalho, quais tipos de problemas vêm à mente?

• Como bater as metas do final do mês?
• Como entregar o relatório sem erros?
• O que faço para aumentar o faturamento?

Ou ainda:

• Como engajar colaboradores?
• Como fazê-los participar das ações internas?
• Como se comunicar com clareza ?

Vamos ficar apenas nestes exemplos, mas a lista poderia ser maior, né?

Agora, existe duas formas de resolver os problemas:

1. Tradicional: repetindo o que já foi feito;
2. Criativa: não fazendo o primeiro.

Aqui, você decide se vai ser criativo ou não. Portanto, esqueça criatividade como uma habilidade reservada a pessoas especiais.

2 – Mito do dom

“Tudo bem, criatividade não é para artista. Mas, neste caso, preciso nascer com o dom da criatividade, certo?”

Você está absolutamente certo.

Sim, você precisa ter o dom da criatividade. Aliás, sem esse dom, esquece tudo que você viu até aqui.

Mas, qual é o dom da criatividade?

Existe uma forma de testar agora mesmo se você tem este dom. Quer testar?

É simples. Quero que você imagine uma vaca roxa com bolinhas brancas. Imaginou?

Será quase impossível não pensar agora mesmo em uma vaca roxa com bolinhas brancas. Então, você acabou de confirmar que possui o dom da criatividade.

Sim, ele está aí (ainda bem!).

Ficou confuso? Calma, explico melhor.

Afinal, qual é esse dom?

É a sua imaginação. Sim, o dom da criatividade é a capacidade de você imaginar.
Pois, toda solução criativa começa na sua imaginação.

Quer uma prova de uma pessoa criativa?

Veja essa afirmação de Walt Disney:

“Se você consegue imaginar, consegue fazer”.

Você teria coragem de negar que Walt Disney foi uma pessoa criativa?

Se tiver dúvidas, lembre da Disney, Mickey, Parques, Princesas, Castelos, Desenhos Animados…

Sim, o principal dom para criatividade é a imaginação, pois ela te fará esquecer do próximo e último mito:

3 – Mito do acaso

Ok, criatividade vem do acaso, ou seja, só serei criativo quando estiver inspirado?

Se você depende de inspiração para ser criativo, você caiu no mito do acaso. Isto é, acreditar que a criatividade é fruto do acaso. Em outras palavras: você não se prepara para ser criativo, ela apenas vem “do nada”.

Imagina de quanta “inspiração” Thomas Edson precisou para tentar 1.001 vezes antes de criar a lâmpada.

Pois é, criatividade é sinônimo de prática e repetição.

Mas, existe uma “fórmula” para criatividade.

Ela é divida em 4 etapas:

1 – Preparação

Com o problema à vista, você busca uma forma de resolver o problema usando seu repertório pessoal (conhecimentos e experiências).

2 – Incubação

Após verificar seu repertório pessoal e buscar outras informações, agora é hora do cérebro fazer sua parte.

Neste estágio, o cérebro faz combinações de tudo o que foi coletado.

Parece que essa etapa está fora do seu controle. Mas, é possível estimular seu cérebro a incubar ideias em busca de soluções. Para isso, você precisa estar em um estado onde sua mente possa pensar livremente.

Quer dois exemplos simples: caminhando ou tomando um banho.

Acredite: faça a etapa 1 (preparação) e dê uma boa caminhada. Daí, comece a notar como algumas informações começam a se conectar na sua mente.

Basta lembrar de quantas ideias você já teve no banho ou fazendo uma caminhada.

3 – Iluminação:

Aqui é o momento “eureka”.

Ou seja, depois do cérebro fazer a combinação e gerar a ideia, você tem uma hipótese para executar a última etapa:

4 – Verificação

Agora é hora de validar a ideia (afinal, não existe uma única resposta).

Você ficaria surpreso como é possível treinar e se preparar para cada uma dessas etapas.

Mas, isso é tema para um próximo texto (se quiser saber mais sobre o assunto, deixe nos comentários).

Documentários para te fazer repensar criatividade

Antes de concluir, separei 3 dicas excelentes para você continuar na sua jornada de criatividade.

Vamos lá?

Reaprendizagem criativa – Murilo Gun

Já falamos sobre o Murilo Gun neste texto.

Se você só lembra do Murilo pelos shows de comédia, então, vai se surpreender com o Murilo empreendedor e professor de criatividade.

Aliás, os mitos desse texto foram extraídos do curso: “Reaprendizagem Criativa”.

Então, a primeira dica de conteúdo é pesquisar pelo curso do Reaprendizagem Criativa. O curso é um intensivo de criatividade e vai te ajudar a se preparar, entender e aplicar a criatividade todos os dias.

Se você gostou dos mitos, vai amar descobrir os bloqueios e técnicas de criatividade do curso (sério, é animal).

O curso ficou um bom tempo grátis e talvez ainda esteja, portanto, visite o site do curso para obter mais informações.

Abstract

Como é o processo criativo de pessoas famosas?

Essa é uma das perguntas respondidas pela série documental “Abstract”.

A série é em um mergulho criativo na vida de pessoas que usam criatividade para criar as coisas mais belas do mundo.

De um gênio da arquitetura dinamarquesa à designer de álbuns ícones da história do Rock. Você vai conhecer pessoas famosas (e comuns como eu e você) falando sobre como fizeram verdadeiras obras-primas.

O documentário já está na segunda temporada e você acompanha tudo pela Netflix.

Como o cérebro funciona?

Se você quer descobrir a biologia por trás da criatividade, esse documentário é obrigatório.

São apenas 40 minutos com muita informação relevante, dados e pesquisas sobre o tema.

Conclusão

Criatividade é uma tecnologia para resolver problemas.

Então, imagina o que sua empresa conseguiria fazer se todos os colaboradores abusassem da criatividade?

Estimular a criatividade como habilidade do futuro é manter seus colaboradores e sua empresa relevantes. Pois, os problemas só fazem duas coisas: crescem e ficam complexos.

Então, que tal compartilhar esse artigo com seus colaboradores?

10 Ferramentas de comunicação interna grátis para inspirar suas campanhas internas

Conheça e apaixone-se por essas 10 ferramentas de comunicação interna grátis (para usar sem medo)

Você trabalha com comunicação interna e fica perdido procurando uma ferramenta para melhorar seu trabalho?

Então, você está no lugar certo.

Neste artigo, você descobrirá 
10 ferramentas de comunicação interna que usamos aqui na  
SimbioX  para deixar nosso trabalho mais rápido e fácil.

Para te ajudar, separamos a lista em 5 categorias:

• Endomarketing like a boss;
• Edição de vídeo profissional (sem ser um);
• Design fácil;
• Ideias infinitas.

Então, aproveite as dicas e tenha mais resultados e produtividade na sua empresa. Combinado? Sendo assim, vamos às ferramentas.

Ah! Todas possuem versão grátis, ou seja, você consegue criar uma conta e usar nesse instante.

Agora sim, vamos às ferramentas de comunicação interna grátis.

Endomarketing like a boss

Já é difícil desenvolver boas 
ideias de endomarketing  , agora, descobrir a melhor forma de divulgá-las não precisa ser, né? Por isso, veja essas duas ferramentas para criar ações simples de endomarketing:

Este 
site  permite criar mosaicos 
100% grátis.

O processo é simples: basta preparar as fotos, escolher o modelo e pronto: você tem um 
material incrível  para divulgar internamente. A vantagem desta ferramenta é permitir ao colaborador se ver com a parte da empresa (literalmente).

E com isso, claro, despertar o senso de pertencimento e engajamento.

Veja, por exemplo, com fizemos aqui na SimbioX:

Lá, você encontra uma infinidade de imagens dos mais variados tipos.

Caso desconheça, o Pinterest é uma rede social de imagens, como se fosse uma 
galeria de artes .

Assim, quando queremos inspirações para, por exemplo, decoração de festa junina, digitamos a palavra no Pinterest e veja os resultados:

Sim, funciona para outras pesquisas, como: brindes, eventos corporativos e camisas criativas. Então, dá próximo vez que precisar de inspirações e referências, use o Pinterest, beleza?

2- Interact

Esse é nosso 
criador de QUIZ
 favorito, pois é grátis e fácil de usar.
Já usamos o site para criar esses quizzes:

1- 
Quiz Dia do Orgulho Nerd   (ação interna)
2- 
Teste o Engajamento da Sua Comunicação Interna
3- 
Qual é o seu gatilho de engajamento?

O Interact possui templates 
prontos para usar , isto é, não se preocupe com o design. Basta montar seu questionário, publicar e compartilhar o link com seus colaboradores.

Sim, todo profissional de comunicação precisa fazer pesquisas constantes sobre clima, interesses e tudo mais. Você pode fazer isso por e-mail, papel ou perguntando um a um.

Entretanto, existe a opção de fazer online e em tempo real.

Para isso, use o 
Typeform
. Para mim, o melhor formulário online gratuito.

Diferente de outras ferramentas, os formulários do Typeform 
funcionam como uma conversa , ou seja, deixa o processo amigável.

Além disso, a ferramenta possui relatórios, como:

• Tempo médio de respostas;
• Taxa de rejeição total ou por pergunta;
• Dispositivo usado;
• Resultados em gráficos

Assim, você consegue entender como melhorar seus formulários e extrair os resultados para uma reunião.

4- Edição de vídeo profissional (sem ser um)

Vídeos são ótimas opções de conteúdos online, concorda?

O problema é ter habilidade para criar um sem entender de edição profissional.
Mas, se você usar o editor de vídeos online 
Veed
, a tarefa será mais fácil.

O Veed é uma 
ferramenta incrível  para criar vídeos com aspectos profissionais. Dá pra incluir animação, figuras, textos, cores e tudo mais.

Ah! Mesmo se você tiver um computador sem placa de vídeo, vai rodar numa boa, pois ele funciona na nuvem. O único ponto negativo é a marca-d’água na versão grátis (não dá para ter tudo na vida, né?) Mas, mesmo assim, vale a pena (e muito).

Design fácil

Quantas campanhas você emperrou por falta de habilidades com design? Ou ainda: por depender de agências ou departamentos internos?

Eu sei, isso é um pesadelo.

Porém, há algumas 
ferramentas grátis  para te ajudar a criar artes lindas, mesmo sem dominar o Photoshop.

Curioso? Então, veja 3 dicas:

5 – Canva

A ferramenta favorita de muitos entusiastas de design (e odiado por outros). Mas, quem já usou, sabe como é uma ferramenta indispensável para pessoas sem habilidades com Photoshop.

O 
Canva
 é uma ferramenta para criar artes usando templates ou a própria criatividade mesmo.

Nele, há opções prontas para várias datas comemorativas, como:

• Dia das Mães;
• Dia dos Pais;
• Páscoa;
• Natal

É realmente incrível. Por exemplo, para criar um banner de dia dos Pais para sua intranet, vá ao campo de busca e digite “dia dos pais”.

Na sequência, escolha uma arte, troque a imagem e texto (se desejar) e inclua o logo da sua empresa.

Pronto, arte criada e pronta para divulgar.

6- Storyset

Esse é nosso banco de ilustrações.

Usamos o 
site  para padronizar as figuras que usamos em materiais internos e externos. Lá, você encontra várias opções de 
ilustrações corporativas.

Por exemplo, se você digitar algo como: pessoas, tecnologia, tendências… vai encontrar opões bacanas:

Fora isso, você personaliza as ilustrações e consegue baixar em PNG.

7- Trakto

Trakto é um concorrente direto do Canva, porém, é uma empresa nacional.

Na prática, você tem todos os recursos do Canva com dois diferenciais:

• Templates em português;
• Suporte online

Ou seja, além de uma ferramenta completa para criar design, você terá a disposição uma equipe para te ajudar com dúvidas sobre a plataforma.

Inspiração

Ter ideias criativas para campanhas internas é um desafio, concorda?

Aliás, haja criatividade para não repetir uma ação ou outra (risos). Nesses momentos recorremos a amigos, colegas e, claro, à internet.

Então, veja  3 lugares para encontrar ideias infinitas  de endomarketing:

8- Pinterest

Pinterest  é um dos nossos lugares preferidos para buscar inspiração. Lá, você encontra uma infinidade de imagens dos mais variados tipos.

Caso desconheça, o Pinterest é uma rede social de imagens, como se fosse uma  galeria de artes .

Assim, quando queremos inspirações para, por exemplo, decoração de festa junina, digitamos a palavra no Pinterest e ele nos traz vários resultados como já mostrei ali no começo do artigo.

Sim, funciona para outras pesquisas, como: brindes, eventos corporativos e camisas criativas.

Então, dá próximo vez que precisar de inspirações e referências, use o Pinterest, beleza?

9- Telegram

O maior concorrente do WhatsApp também é um bom lugar para encontrar ideias de endomarketing.

Aliás, se você digitar: “endomarketing” no campo de busca, vai encontrar alguns grupos abertos para começar. O legal do Telegram é a capacidade de guardar históricos de conversas. Isto é, se você entrar hoje, não vai perder nada que já foi postado.

Teste também pesquisar por datas comemorativas, como “Dia das Mães”:

É possível encontrar grupos com sugestões de brindes e ideias.

10- Grupos do WhatsApp e Facebook

Por fim, há mais duas formas legais de conseguir ideias criativas.

No WhatsApp você encontra alguns grupos legais sobre endomarketing e comunicação interna. Porém, você precisará do link do grupo para entrar.

Mas, vou te ajudar.

Neste link  você entrará no meu grupo favorito do WhatsApp sobre Comunicação Interna.

É o Summit CI. O pessoal é bem engajado  e as ideias rolam soltas por lá. Para entrar, acesse 
este link  direto do grupo. Mas, há outras formas de conseguir ideias…. participe de grupos no Facebook.

Se você está perguntando: 
“O Facebook ainda existe?”

Vou te contar: sim e forte. Mas, especialmente os grupos.

Ainda não descobri uma maneira melhor de interagir em comunidades como nos grupos do Facebook. Por isso, estamos sempre por lá para pescar ideias.

Para ajudar, vou deixar os links de alguns que participo:

• Endomarketing e Comunicação interna ;
• Comunicação Corporativa;
• Comunicação Interna e Endomarketing SP .

Conclusão

Gostou das ferramentas de comunicação interna deste artigo?

Aproveite, pois, a maioria são ferramentas que nos ajudam diariamente na comunicação da Simbiox.

Agora, se você gostou dessas dicas vai amar nossa vídeo aula com 
7 Ferramentas Grátis (e úteis) para profissionais de Comunicação Interna .

São ferramentas para te ajudar o organizar atividades, corrigir textos e gerar títulos persuasivos para seus e-mails de endomarketing.

Semana do meio ambiente: 10 ideias para comemorar na sua empresa

Entre os dias 5 e 9 de junho comemora-se a semana do meio ambiente em 2021. Essa semana foi criada no Brasil pelo 
decreto 86.028 (maio, 1981)
.

O objetivo é conscientizar e celebrar o Dia Mundial do Meio Ambiente (5 de junho).

Portanto, trata-se de uma boa ocasião para conscientizar a empresa e colaboradores sobre os cuidados com o meio ambiente. Afinal, todos somos responsáveis por cuidar dele, certo?

Então, prepare-se para ver 11 ideias e atividades para a semana do meio ambiente na sua empresa.

Vamos lá?

1– Canecas personalizadas x copos descartáveis

Caso desconhece, trocar copos descartáveis por canecas, faz sua empresa economizar e reduzir a produção de lixo tóxico. Isso porque, o tempo de decomposição do plástico é de cerca de 400 anos.

Além disso, sabia que 
uma pessoa usa em média 1.440 copos descartáveis por ano?  (Fonte www.greencups.com.br)

Pensando nisso, aproveite a semana do meio ambiente e troque os copos descartáveis da sua empresa por canecas reutilizáveis.

Mas, você pode ir além…

Ao invés de uma caneca simples, que tal personalizar com a caricatura ou foto dos seus colaboradores?

Aqui na Simbiox fazemos isso. Veja:

Obs: cada um tem a sua.

Ok, mas isso vai sair caro, né?

Na verdade, você economizará dinheiro. Você mesmo pode fazer essa conta usando este 
site :

Basta incluir a quantidade de colaboradores e pronto:

Neste caso, 
economizaríamos cerca de R$ 600 reais  por ano em copos.

Agora isso parece uma ideia ainda melhor, concorda?

2– Planta mágica

Essa é para encantar geral…

Já imaginou ter o nome do colaborador gravado em uma semente de árvore?

Isso mesmo, esse tipo de coisa INCRÍVEL já existe.

Além de conscientizar seus colaboradores, você vai registrar o nome de cada um deles para sempre na natureza.

Claro, você pode gravar o nome da sua empresa ou de outras coisas, mas, ao usar nomes você atinge umas das coisas mais valorizadas por qualquer pessoa:

“O nome de uma pessoa, é para ela, o som mais doce e mais importante que existe em qualquer idioma.”

(Dale Carnegie)

3– Concurso de fotos

Atenção fotógrafos profissionais e amadores: essa é para vocês.

A ideia é pedir para cada um tirar e enviar fotos relacionadas ao meio ambiente. Por exemplo:

• Parques;
• Árvores;
• Natureza;
• Paisagem;
• Reciclagem;
• Cuidado diário

E por aí vai…

Dê liberdade para seus colaboradores usarem a criatividade.

Após receber as fotos, use a 
Intranet  ou algum outro canal de comunicação interna para abrir votação e escolher o vencedor.

Como sugestão, dê um brinde ecológico para o ganhador (veja sugestões de lembrancinhas do dia do meio ambiente no último tópico).

4– Desafios

Desafios são ferramentas poderosas para 
engajar colaboradores . Afinal, poucos rejeitam uma boa competição.

Com isso em mente, crie desafios para os colaborasse fazerem ações ligadas ao meio ambiente. Essas ações podem ser internas (na empresa), ou externas (em casa).

Por exemplo, incentive os colaboradores a:

• Fazer coleta seletiva do lixo;
• Plantar ou comprar plantas;
• Separar garrafas pets;
• Compartilhar conteúdos da empresa sobre a semana do meio ambiente nas redes sociais (dá para ir além e criar uma hashtag, por exemplo: #semanadomeioambienteSX)

Dê pontos para cada atividade cumprida e comprovada.

Após isso, desenvolva um sistema para o colaborador trocar os pontos por recompensas.

Dica: Atrele as recompensas ao tema, por exemplo: canecas personalizadas, roupas ecológicas, voucher para aluguel de bike…

5– Campanha verde

Aproveite a semana do meio ambiente para iniciar uma campanha de redução de impacto ambiental na sua empresa.

Por exemplo, defina metas para consumo de água, copos e impressão de folhas.

Para aumentar o engajamento, exponha os números de redução em um lugar visível como na TV corporativa ou 
rede social interna . Dessa forma, os colaboradores poderão ver em tempo real o resultado dos esforços.

Ao invés de prêmio, reverta o dinheiro economizado para 
ações de endomarketing , cursos e benefícios.

6– Banco verde

Uma das melhores ideias dessa lista.

Banco verde é uma campanha para incentivar a coleta de materiais recicláveis como garrafas pets, tampinhas, lacre e outros.

Se você não sabe, instituições como a 
APAE  e a Rede Feminina de Combate ao Câncer vendem esse material para conseguir recursos para a organização.

Então, a ideia é pedir aos colaboradores juntarem esses materiais e levarem na empresa.

Por sua vez, a empresa doa os materiais para algumas dessas instituições.

Legal né?

7– Plante árvores

Que tal popular a sua cidade com árvores plantadas por sua empresa?

Nada melhor do que lançar uma campanha como essas na semana do meio ambiente.

Quer dicas de quantas árvores plantar?

Simples, associe cada árvore a um evento. Por exemplo:

• 1 árvore para cada ano da empresa;
• 1 árvore para cada novo cliente conquistado no ano;

Aliás, inclua seu colaborador na campanha. Isto é, estipule uma meta individual atrelada à plantação de uma árvore.

Assim, seu colaborador se sentirá mais engajado com ação e orgulhoso do resultado: sua própria árvore plantada na cidade.

8– Quiz da coleta seletiva

Se você já fez algum Quiz do Buzzfeed 
como esse , sabe como essa “brincadeira” é capaz de entreter e engajar.

Então, que tal aproveitar e criar um QUIZ sobre a semana do meio ambiente?

Por exemplo, você pode criar um QUIZ sobre coleta seletiva de lixo para testar o conhecimento dos seus colaboradores.

Dessa forma, você vai promover a forma correta de se fazer a coleta.

Como fazer um Quiz sobre a coleta seletiva para engajar colaboradores?

Primeiro, veja 
neste site  como fazer a coleta seletiva de forma correta.

Com as informações em mãos, crie uma conta no site Tryinteract 
por aqui .

Este site é gratuito e permite a criação do QUIZ facilmente.

 Ao entrar no site, basta escolher um modelo de QUIZ e substituir as imagens e textos:

Dica: o site vem com 3 resultados possíveis baseados nas respostas certas e erradas do usuário.

Mas, recomendo simplificar deixando apenas um resultado:

O legal desse site é que o colaborador pode compartilhar o resultado nas redes sociais ou WhatsApp.

9– Coleta seletiva

Falando em coleta seletiva de lixo, sua empresa já faz?

Se você ainda não, aproveite e lance nessa semana sua campanha de coleta seletiva. Você pode encontrar informações de como fazer coleta seletiva de lixo nas empresas 
neste
site .

Envolva seus colaboradores pedindo dicas dos melhores lugares para colocar os coletores.

Além disso, crie vídeos, informativos e conteúdos para mostrar para os colaboradores como realizar o descarte correto.

Aqui na Simbiox fazemos a coleta há 1 ano (após inauguração do novo escritório em 2020).

10– Brindes ecológicos

Brindes não poderiam ficar de fora, mas, neste caso, são brindes especiais, ou melhor: ecológicos.

Separamos 3 opções para você se inspirar.

Ecobags

(Fonte: Eco Bags Brasil)

As ecobags ganharam fama após a redução das sacolas plásticas em supermercados.

Por isso, Ecobogs é uma ótima forma de fazer seu colaborador usar o brinde.

Suculentas

A suculenta da imagem foi um brinde da Simbiox no início de 2021.

A planta era um lembrete da nova fase da empresa e com o colaborador é responsável por fazê-la crescer.

Suculentas é uma boa opção para conscientizar sobre o meio ambiente e além de funcionar muito bem em metáforas como no exemplo acima.

Pendrive de bambu

Outra boa ideia envolvendo tecnologia são os pendrives de bambu. Além de lindos, são práticos e usuais.

Conclusão

Gostou das dicas?

Sim, é possível criar campanhas sobre o meio ambiente para engajar colaboradores. Mas, o importante é entender o papel tanto da empresa quanto de cada colaborador no meio ambiente.

Se você gostou das dicas vai amar nosso grupo no WhatsApp.

Lá postamos conteúdos exclusivos e reunimos dezenas de profissionais de comunicação para troca de experiência e networking.

Quer ter ideias infinitas para sua campanha internas?

Então 
corre aqui  e entre no nosso grupo no WhatsApp.

Como organizar os documentos de uma empresa (sem susto)?

Organizar documentos faz parte da rotina de toda empresa em crescimento. Afinal, desde o fechamento de uma venda até a 
admissão de um novo colaborador  há empresa imprimi e guarda documentos.

Assim, o cuidado na organização de documentos aumenta à medida do crescimento da própria empresa.

Até então, tudo bem.

Porém, o desafio é quando há muitos documentos acumulados a ponto de dificultar sua localização.

Neste caso, a empresa 
perde produtividade e corre risco de receber multas  do governo (por perder documentos de fiscalização). Por isso, empresas de alto desempenho valorizam a organização e segurança de seus documentos.

Mas, qual é o melhor método de arquivamento para organizar, proteger, encontrar facilmente e compartilhar documentos da minha empresa?

Fique conosco, pois neste artigo vamos te ajudar a responder a essa dúvida e te mostrar o caminho certo para organizar os documentos da sua empresa.

Continue acompanhando…

Números impressionantes sobre a produção de documentos nas empresas:

• A produção de documentos nas empresas cresce 25% ao ano;
• Entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados;
• Refazer um documento perdido custa cerca de US$ 120;
• 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários;

Fonte: Gartner Group, AIIM, US Dept of Labor, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand

Desafios gerados pela desorganização de documentos

Acumular documentos começa antes da empresa abrir as portas.

Afinal, é preciso registar CNPJ, validar contrato social e por aí vai…

E isso só aumenta à medida em que a empresa começa a emitir nota fiscal e prestar conta para Receita Federal, INSS, Ministério de Trabalho e outros órgãos do governo.

Quando se dá conta, 
há documentos espalhados por todo canto.

Se por um lado o crescimento da empresa faz alegria de empresários, por outro, gera dor de cabeça na hora de prestar contas, passar por auditorias e fiscalizações.

Infelizmente é só nesta hora onde a empresa percebe quanto a desorganização dos documentos prejudica sua operação. Pois, achar um documento se torna estressante.

Fora isso, existe também o risco de degradação natural. Isto é, o documento envelhece e se destrói ao longo do tempo.

Sem falar no manuseio do papel.

Pois, o simples gesto de pegar um documento com as mãos, transfere para o papel uma substância química capaz de acelerar o processo de deterioração.

Pois é, parece que nada ajuda. Concorda?

Porém, organizar os documentos da sua empresa corretamente evita todos esses problemas. Por isso, nos próximos tópicos você verá algumas dicas importantes para te ajudar a organizar os documentos da sua empresa.

Continue lendo.

Afinal, como organizar documentos de uma empresa?

Percebeu como a desorganização de documentos é o vilão de empresas em crescimento?

Ok, mas qual a melhor forma de organizar documentos da minha empresa?

Confira as dicas:

Se possível, digitalize

A melhor forma de organizar seus documentos é mantê-los seguros e acessíveis por meio da digitalização.

Esse processo converte os documentos físicos em arquivos do tipo PDF ou PNG.

Isso porque, a digitalização protegerá seu documento de manuseio físico, pois uma vez digitalizado, basta acessar um sistema de 
gestão
eletrônica de documentos  para encontrá-los.

Contudo, existem alguns documentos que não podem ser digitalizados, neste caso, siga as dicas dos próximos tópicos sobre 
como organizar arquivos físicos.

Centralize

O segredo da organização de documentos é a centralização.

A ideia é manter os documentos da sua empresa em um único local. Ou seja, se escolher guardar seus documentos apenas fisicamente, guarde-os em um local apropriado (como em um arquivo de aço).

A centralização facilita a organização de documentos para busca, pois todos saberão onde encontrá-los quando desejar.

Nota: sobre a guarda física, há várias opções disponíveis que vão de locais com controle de temperatura a contratar uma empresa especializada.

A escolha vai depender da importância do documento e do nível se segurança exigido.

Organize

A segunda ação mais importante é definir a técnica de arquivamento, ou seja, como você vai estruturar os documentos.

Por exemplo, você pode escolher organizar os documentos por nome, data, fornecedor, tipo (entre outras). O segredo aqui, é escolher um deles e mantê-lo como padrão, pois alterar a técnica usada dificultará a pesquisa e localização.

Use também pasta para documentos, isso ajuda na organização.

Por fim, observe se o documento é 
ativo  ou 
inativo
.

Por exemplo, documentos usados com frequência (ativo) devem ocupar o lugar com melhor acesso na sua sala, armário ou estante. Já documentos inativos são arquivos que só precisam ser guardados para cumprir normas internas ou leis.

Então, como não consultados com frequência, reserve um espaço apenas para esses arquivos.

Observe a tabela de temporalidade

Ok, você vai organizar documentos da sua empresa, mas como sabe por quanto tempo você deve guardar cada um deles?

Afinal, chegará um momento onde haverá tanto papel que você vai se perguntar se precisar realmente guardá-los.

Para isso, tenha em mãos a tabela de temporalidade. Esse documento te ajuda a entender por quanto tempo deve guardar cada tipo de documento – do financeiro ao RH.

Por exemplo, 5 anos é tempo Legal para guarda de notas fiscais (sabia disso?).

Já documentos como contrato de trabalho, holerites e férias você dever arquivar por 30 anos.

Documento digitalizado substitui o original?

Não vem de hoje a discussão sobre a validade legal de um documento digitalizado. Pois, no final das contas o documento digitalizado nada mais é que uma cópia da versão original.

Mas, se o digitalizado tivesse o mesmo valor da versão original, seria possível simplesmente descartá-lo após o processo de digitalização.

Para as empresas isso seria excelente, pois representaria a redução de custo de armazenamento, espaço e manutenção.

Imagina, por exemplo, uma empresa que produziu 5 mil documentos por mês nos últimos 10 anos? No final do período terá gerado mais de meio milhão de papel.

Soma-se a isso o custo de impressão, toner, armazenamento…

Seria um sonho economizar esse dinheiro, concorda?

Então, se eu te falasse que isso é possível?

Sim, desde a publicação da 
Lei da Liberdade
Econômica (2019)  as empresas podem realizar o processo de descarte após a digitalização. Mas para isso, é necessário cumprir alguns pré-requisitos como usar 
assinatura digital .

Ficou curioso? Saiba mais sobre neste artigo completo:

Lei da liberdade econômica: agora posso descartar documentos?

Conclusão

Organizar documentos corporativos é uma preocupação legítima de empresas preocupadas com o crescimento saudável do seu negócio.

Pois, como revelado neste texto, a desorganização de documentos é sinônimo de riscos financeiros, legais e operacionais.

Por isso, considere digitalizar a sua biblioteca de documentos.

Isso vai acelerar o processo e garantir a segurança e organização para sua empresa. E se quiser ir além, invista em um software profissional de gestão eletrônica de documentos.

Umas das grandes vantagens dessas plataformas é a capacidade de organizar e pesquisar documentos em poucos segundos usando celular ou computador.

Para entender melhor todos os benefícios de usar um sistema GED na sua empresa, confira este artigo:

Benefícios de uma gestão eletrônica de documentos