6 ferramentas para organizar o trabalho remoto

6 ferramentas para organizar o trabalho remoto

O trabalho remoto se tornou realidade para muitas empresas a partir do início da pandemia em Março deste ano no Brasil. Para boa parte dessas empresas, essa modalidade foi uma novidade.

A partir daí, pessoas e empresas começaram a procurar maneiras de melhorar o trabalho remoto para não perder produtividade e os resultados do
trabalho presencial .

Isso popularizou ainda mais uma tecnologia usada pela maioria das empresas atualmente…

SaaS e a gestão no ambiente empresarial

SaaS ou Software as a Service, é um modelo de negócio que oferece ferramentas de diversos tipos, porém, não como um produto (instalado no seu computador), mas sim como serviço (acessado via browser). Geralmente, estas ferramentas funcionam por meio de mensalidades e pacotes com diferentes preços e funcionalidades.

Com a consolidação do SaaS, muitos serviços de gestão de tarefas e processos empresariais foram criados, como o
Microsoft 365  e o
Runrun.it .

Então, para te ajudar a tornar o trabalho remoto da sua empresa mais simples e organizado confira essa seleção de 6 ferramentas SaaS.

#1 RunRun.it

RunRun.it ferramenta brasileira de gestão de tarefas, projetos e fluxos de trabalho no modelo SaaS.

O serviço organiza o fluxo de tarefas e trabalho no geral, contando com diversos tipos de funcionalidades. Segundo
reportagem publicada na revista Valor Econômico :

“A solução aloca o tempo por tarefa, cliente e projeto e contabiliza os custos do projeto, gerando relatórios que permitem identificar a margem por projeto, auxiliando assim na definição do preço. O aplicativo, segundo Antonio Carlos Soares, CEO da empresa, já conta com 300 mil usuários.”

Ao criar uma tarefa na plataforma, você pode escolher os colaboradores que ficarão alocados nela, além de criar categorias e definir prazos. Desta forma, todas as pessoas alocadas poderão “dar play” e começar a trabalhar. Fora isso, é possível inserir as horas estimadas para cada tipo de tarefa, permitindo ao aplicativo enviar feedbacks de alerta.

Relatórios

Com o recurso
Smart Time Tracking  , é possível medir o tempo investido em cada demanda da equipe, gerando
timesheets automáticos que dão maior organização nos processos.

Para os colaboradores, o RunRun.it exibe uma lista de todas as tarefas disponíveis, de acordo com a prioridade de cada uma ou agrupadas pelos projetos do qual pertencem. Além disso, a ferramenta disponibiliza gráficos que mostram seu desempenho e apontamento diário das horas trabalhadas.

Para os gestores, a ferramenta oferece recursos como gráficos analíticos que mostram a produtividade e esforço de cada colaborador, além de diversos tipos de relatórios. Por exemplo:

• Quais tarefas estão consumindo mais o tempo da equipe?
• Quando a equipe estará disponível para atuar em novas tarefas?
• Quantas horas foram investidas por colaboradores, equipes ou prjetos?

 
Nos últimos meses, o Runrun.it apresentou sua
nova ferramenta de análise e organização, chamada Quadros:

“O Runrun.it possui o mais avançado quadro Kanban disponível em ferramentas online. Você pode criar quantos quadros quiser, cada um com o fluxo de trabalho mais adequado ao seu negócio. É possível acompanhar as etapas com maior volume de tarefas, os gargalos, ver quanto tempo as tarefas permanecem em cada etapa e a evolução no tempo de entrega das tarefas. Inovação e simplicidade na gestão das demandas.”

#2 Zoom

No trabalho remoto, é comum que a empresa realize teleconferências de forma frequente e até mesmo diárias.

A plataforma 
Zoom oferece serviços de conferências remotas, e pode hospedar até 1000 participantes, dependendo do plano escolhido.

Além de três tipos diferentes de pacotes, o Zoom pode ser utilizado de forma gratuita, contando com os seguintes benefícios:

• Hospedar até 100 participantes em uma mesma reunião
• Reuniões em grupo de até 40 minutos de duração
• Reuniões individuais ilimitadas
• Vídeo realizado por webcam ou compartilhamento de tela

Nas reuniões online, os vídeos podem ser gravados em alta qualidade de forma local ou na nuvem, além de disponibilizar uma ferramenta de co-anotações e quadro em branco, sendo possível desenhar ou registrar informações em tempo real. 

#3 Pluga

Além de utilizar ferramentas para comunicação, gestão de tarefas e reuniões, empresas que trabalham de forma remota também podem automatizar a troca de informações entre diferentes sistemas.

É justamente nesse ponto que entra a
Pluga, plataforma de automação que permite integrar as ferramentas utilizadas no dia a dia sem precisar desenvolver integrações do zero.

Com a
Pluga, é possível criar automações entre diferentes softwares e fazer com que uma ação realizada em uma ferramenta desencadeia automaticamente outra tarefa. Dessa forma, a empresa reduz atividades manuais e repetitivas e mantém seus processos conectados.

Por exemplo, uma equipe pode configurar uma automação para que os dados de uma nova venda sejam enviados automaticamente para uma planilha, CRM ou outra ferramenta utilizada pela empresa. O mesmo conceito pode ser aplicado a processos de marketing, atendimento, financeiro e gestão.

Em ambientes de trabalho remoto, esse tipo de integração é especialmente útil porque diminui a necessidade de transferir informações manualmente entre sistemas e facilita a padronização dos fluxos de trabalho. Assim, a
Pluga complementa outras ferramentas SaaS utilizadas pela equipe e ajuda a construir uma operação mais automatizada, integrada e produtiva.

 #4 Microsoft 365 e o Microsoft Teams 

Em 2011, a Microsoft anunciou seu novo serviço, o Microsoft Office 365. Gerando dúvidas sobre como seria seu funcionamento, a empresa surpreendeu a todos ao anunciar um pacote Office totalmente na nuvem, precisando apenas de acesso à internet para utilizá-la. Além dos já conhecidos softwares como o Word, PowerPoint e
Excel , o novo serviço da Microsoft adiciona diversas outras funcionalidades, além da integração entre todas elas.

Com foco empresarial, a empresa vem integrando cada vez mais os seus produtos e softwares. Agora, é possível criar um ambiente exclusivo para a empresa contratante, onde cada colaborador tem sua própria conta, podendo utilizar todos os serviços disponibilizados.

Em 2016, a Microsoft trouxe uma de suas principais ferramentas, o
Teams . Apesar de ser frequentemente comparado com o Skype ou Zoom, a ferramenta apresenta vários diferenciais:

Bate-papo:

É possível criar salas de bate papo em grupo ou individuais, com qualquer um dos colaboradores já cadastrados no Microsoft 365. Nas salas, é possível enviar mensagens de voz, além do compartilhamento de qualquer tipo de arquivo (como imagens, vídeos e PDF).

Conferências e agendamento de reuniões:

Além das chamadas de voz e vídeo individuais, o Teams disponibiliza, de forma prática, a criação de teleconferências de acordo com o período agendado. Ao criar um evento é possível adicionar uma descrição, data e quais colaboradores cadastrados participarão da conferência. Ao chegar o dia e a hora agendados, é aberta uma nova sala de conferência. 

Integração com serviços Microsoft:

Como as outras ferramentas da empresa, o Teams é integrado com diversos outros serviços, como o OneNote, Flow e Trello. Se você quer descobrir qual é o melhor: Microsoft Teams ou Zoom, continue conferindo este artigo.

#5 Discord

Apesar de frequentemente utilizada para jogos, o aplicativo de chamadas VoIP (ligações por IP), vem ganhando cada vez mais espaço no meio empresarial, substituindo muitas outras empresas na
comunicação interna .

Com sua fluidez e praticidade ao realizar uma chamada,
o aplicativo disponibiliza a criação de diferentes salas. Ao criar um servidor (chamado de comunidade), apenas as pessoas com o link de acesso podem entrar, criar ou participar das salas, que podem ser de voz ou apenas texto ou divididas de acordo com temas, segmentos e áreas. Um dos maiores motivos do Discord estar sendo adotado por empresas é que basta apenas um clique na sala para entrar na conversa, que pode ser pública ou particular.

Além de toda a praticidade oferecida pelo aplicativo, ele está disponível em diferentes plataformas, como o Android, IOS, MacOS e Windows.

Apesar de gratuito, a empresa também disponibiliza o Discord Nitro, que adiciona novas funcionalidades:

• Personalizações exclusivas no perfil
• Limite de 100MB na transferência de arquivos
• Compartilhamento de tela e Go Live em HD.

 #6 Trello

 O renomado aplicativo de gerenciamento de projetos e tarefas,
Trello
foi criado em 2011 pela Fog Creeek Software.

A ferramenta utiliza o modelo Kanban, que significa “cartão” em japonês. O modelo conta com a organização de “post-its”, que são divididos e estruturados por etapas criadas pelo organizador do projeto.

 Segundo a
Rock Content , existem diversos benefícios em utilizar este método na organização de projetos:

• Evitar ociosidade no trabalho: Como a ferramenta dá ao usuário uma visão macro de todas as pendências e do andamento atual do projeto, os funcionários acabam focando de forma mais intensa, para que sua parte seja publicada no mural de tarefas já realizadas.
• Redução de tempo gasto na execução dos processos: Com a organização que o modelo kanban disponibiliza, fica muito mais simples para os gestores visualizarem todos os pontos de forma assertiva e precisa.
• Praticidade: Apesar de ser um modelo frequentemente utilizado, sua simplicidade não deixa a desejar. Com sua organização clara, muitas partes burocráticas de um processo são eliminadas, já que todo o fluxo é visualmente identificável, sem a necessidade de analisar gráficos e relatórios.

Organização

No trello, os “post-its” são todos digitais, sendo organizados em sua própria interface. Por exemplo: uma empresa organiza seus processos da seguinte forma:

• Backlog
• Em andamento
• Tarefas futuras
• Concluídas
• Atrasadas

Cada quadro pode ser criado como uma parte do projeto ou dividido por tarefas (cada uma com sua descrição, checklist etc) e, de acordo com o progresso de cada uma das partes, os quadros são arrastados (literalmente) para outras partes do processo: como, por exemplo, uma tarefa que acabou de ser concluída e foi arrastada do quadro de “tarefas em andamento” para o de “tarefas concluídas”.

Ah, a Microsoft também possui um aplicativo para gestão de tarefas muito similar ao Trello e inclusive integrado ao Microsoft 365. Para conhecê-lo, confira este e-book

#7 Slack 

Poderosa ferramenta de comunicação interna, o Slack foi criado em 2014 e já foi
avaliada em 5,1 bilhões de dólares . Primeiramente, deve-se criar times que podem ser divididos por unidades de negócios. Em cada time, é possível criar diversos canais, que podem ser organizados por áreas ou segmentos de uma mesma empresa. Assim como o Teams, os colaboradores podem se comunicar de forma direta ou publicamente dentro dos canais.

Uma das grandes exclusividades do Slack é sua forma de organização através de comandos, tornando tudo mais prático: Com o comando /remind  , é possível definir lembretes através da ferramenta, por exemplo:  /remind in 6 hours to realizar alinhamento com o cliente . Além deste comando, seguem abaixo alguns outros exemplos:

• /call: abre uma chamada de voz
• /collapse: oculta as imagens do chat
• /expand: as imagens tornam a aparecer
• /away: altera instantaneamente o seu status para “away”
• /call: realizar uma chamada de voz

Conclusão

Com as empresas percebendo as vantagens do trabalho remoto, é possível que esta modalidade permaneça para os próximos anos. Além disso, o trabalho remoto deve começar a fazer parte da cultura das empresas. Assim, encontrar as melhores ferramentas para deixar tanto a empresa quanto o colaborador confortáveis para produzir diariamente, fará parte das agendas de líderes e gestores.

Então, comece hoje mesmo a experimentar essas ferramentas da lista. Ah, e se você quer recomendar outras ferramentas para um próximo artigo. Escreva aí nos comentários, beleza?